Cuando un trabajador coge una baja por enfermedad común o accidente no laboral, los tres primeros días no hay prestación de la Seguridad Social (salvo que el convenio los mejore), del día 4 al 15 la paga la empresa con cargo a su bolsillo, y a partir del día 16 la paga el INSS o la mutua, aunque en la práctica la sigue adelantando la empresa en la nómina y luego la descuenta de los seguros sociales. La cuantía es el 60 % de la base reguladora del día 4 al 20 y el 75 % desde el día 21.
Si la baja es por accidente de trabajo o enfermedad profesional, el esquema cambia: el día de la baja lo paga la empresa como salario íntegro y, desde el día siguiente, la prestación es del 75 % de la base reguladora, a cargo de la mutua o del INSS según quién cubra las contingencias profesionales.
Reparto de la baja por contingencias comunes, día a día
- Días 1 a 3: sin prestación pública. Solo se cobra algo si el convenio colectivo o el contrato establecen un complemento.
- Días 4 a 15: 60 % de la base reguladora, a cargo de la empresa.
- Días 16 a 20: 60 % de la base reguladora, a cargo del INSS o de la mutua colaboradora, mediante pago delegado.
- Desde el día 21: 75 % de la base reguladora, a cargo del INSS o de la mutua, también en pago delegado.
Para la enfermedad común se exige que el trabajador tenga cotizados 180 días en los cinco años anteriores a la baja. Si no los tiene, no hay prestación, aunque la baja médica sea perfectamente válida. En el accidente, laboral o no, no se exige periodo previo de cotización.
Qué es la base reguladora
La base reguladora diaria se calcula, con carácter general, dividiendo la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja entre el número de días de ese mes (o entre 30, si el salario es mensual). En las contingencias profesionales se añade el promedio de horas extra del año anterior. Si el trabajador empezó a trabajar ese mismo mes, se toma la base de cotización del propio mes de la baja.
Es un cálculo sencillo sobre el papel, pero las nóminas con variables, tiempo parcial o pagas extra no prorrateadas lo complican. Un error aquí se traslada a todos los días de la baja.
El pago delegado: por qué lo adelanta la empresa
Aunque desde el día 16 la prestación corresponde al INSS o a la mutua, el trabajador la sigue cobrando en su nómina de siempre. La empresa la adelanta y después la compensa en la liquidación de cuotas del mes, en el Sistema de Liquidación Directa. Es lo que se conoce como pago delegado, y es obligatorio para la empresa.
Solo en algunos casos la entidad gestora paga directamente al trabajador: por ejemplo, cuando la empresa incumple su obligación de pago delegado, cuando se trata de ciertos colectivos, o cuando el contrato se ha extinguido mientras dura la baja.
Llevar bien el pago delegado es uno de los puntos donde más se nota una buena gestión de nóminas y seguros sociales: si se compensa mal, la empresa acaba pagando de su bolsillo lo que correspondía a la Seguridad Social.
Los complementos del convenio
Muchos convenios colectivos obligan a la empresa a complementar la prestación hasta el 100 % del salario, o hasta otro porcentaje, durante toda la baja o durante un periodo, y a veces solo en contingencias profesionales o en caso de hospitalización. Ese complemento lo paga siempre la empresa, no se compensa en los seguros sociales y cotiza como salario.
Antes de calcular la primera nómina de una baja, lee el artículo del convenio que lo regula: es la diferencia más habitual entre lo que el trabajador espera cobrar y lo que cobra.
Los partes ya no se entregan en mano
Desde 2023, el trabajador no tiene que entregar copias en papel de los partes de baja, confirmación y alta a la empresa. El servicio público de salud los envía por vía telemática al INSS, y este los comunica a la empresa a través del sistema RED. Lo que sí debe hacer el trabajador es avisar a la empresa de que está de baja por el cauce habitual.
La empresa, por su parte, tiene que remitir al INSS los datos económicos necesarios para calcular la prestación, en el plazo breve que marca la normativa, y seguir cotizando por el trabajador mientras dura la baja.
Cuánto puede durar
La incapacidad temporal tiene una duración máxima de 365 días, prorrogables por otros 180 si se prevé la curación. Al llegar a los 365 días, el control pasa al INSS, que decide si prorroga, da el alta o inicia un expediente de incapacidad permanente. En esa fase, el pago delegado de la empresa se termina y el INSS paga directamente.
Situaciones que generan dudas
Recaídas
Si el trabajador vuelve a estar de baja por la misma o similar enfermedad dentro de los 180 días siguientes al alta, se considera recaída: los días se suman a la baja anterior y no vuelven a contar los tres días sin prestación ni el tramo a cargo de la empresa.
Baja durante las vacaciones
Si la incapacidad temporal coincide con las vacaciones fijadas, el trabajador tiene derecho a disfrutarlas en otra fecha, dentro de los límites que fija el Estatuto de los Trabajadores.
El contrato termina durante la baja
Si un contrato temporal llega a su fin o se produce un despido mientras dura la baja, el trabajador sigue cobrando la prestación, ahora en pago directo del INSS o la mutua, hasta el alta. Después, si reúne los requisitos, podrá pasar a la prestación por desempleo. Cuándo un despido en esas circunstancias es válido lo analizamos en la guía sobre despido, finiquito y baja laboral.
Checklist para la empresa cuando llega una baja
- Anota la fecha de inicio y si es contingencia común o profesional.
- Comprueba en el sistema RED que ha llegado el parte.
- Remite los datos económicos al INSS en plazo.
- Revisa el convenio por si hay complemento.
- Calcula la base reguladora con la cotización del mes anterior.
- Aplica el pago delegado en la nómina y compénsalo en los seguros sociales.
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