Contratar a la primera persona es el salto que más cambia a un negocio pequeño, y el que más papeleo desconocido trae de golpe. No es solo «dar de alta»: antes hay pasos que la mayoría descubre tarde, y algunos no se pueden hacer el mismo día. Esta guía recorre la secuencia completa de una primera contratación en orden cronológico, desde semanas antes hasta la primera nómina.
Antes de buscar a nadie: el código de cuenta de cotización
Es el requisito que sorprende a casi todo el mundo. Un autónomo dado de alta en el régimen especial no puede contratar sin más: como empleador necesita un código de cuenta de cotización (CCC) propio, que es la inscripción de la empresa ante la Seguridad Social. Se solicita antes de la primera alta, y sin él no hay forma de tramitarla.
Junto a eso hay que tener resuelto:
- El convenio colectivo aplicable a la actividad, que determina salario mínimo del puesto, jornada anual, categorías y complementos. Elegirlo mal contamina todas las nóminas desde el primer mes.
- La mutua colaboradora con la que se cubren las contingencias profesionales.
- La cobertura de prevención de riesgos laborales, normalmente mediante concierto con un servicio de prevención ajeno. La evaluación de riesgos del puesto debe existir antes de que la persona empiece.
Estas gestiones llevan días, no minutos. Es la razón por la que una contratación decidida el viernes para empezar el lunes suele salir mal.
Elegir el contrato: la decisión más cara de deshacer
Tras la reforma laboral, el contrato de obra o servicio desapareció y la temporalidad está tasada: hay que justificar la causa. Para una primera contratación, las opciones reales son:
- Indefinido. Es la regla general y lo que la norma presume. Todo lo demás es la excepción y necesita motivo.
- Fijo-discontinuo, si el trabajo es estacional o se repite cada año en temporadas previsibles. El convenio marca el orden y la forma del llamamiento, y no llamar correctamente equivale a un despido.
- Temporal por circunstancias de la producción, para un incremento ocasional e imprevisible, con duración máxima ajustada.
- Temporal por sustitución, para cubrir a alguien con derecho a reserva de puesto.
- Formativos, en alternancia con estudios o para práctica profesional tras la titulación.
Dos cláusulas que conviene decidir con criterio y no por costumbre. El periodo de prueba tiene topes según titulación y tamaño de empresa, y no cabe si la persona ya desempeñó las mismas funciones antes en el negocio: incluirlo igualmente lo deja sin efecto. Y en contratos a tiempo parcial no se pueden hacer horas extraordinarias; lo que cabe son horas complementarias, y solo si están pactadas por escrito.
La secuencia del alta, día a día
- Datos de la persona. DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social —si nunca ha trabajado, hay que solicitarlo—, cuenta bancaria y situación personal y familiar para calcular la retención de IRPF. Si es extranjera extracomunitaria, comprobar que su autorización habilita para trabajar en ese puesto y esa jornada.
- Alta en Seguridad Social, antes de empezar. No el mismo día al terminar la jornada: antes del inicio efectivo de la prestación de servicios. Es la infracción más cara y la más fácil de evitar, y si hay un accidente ese primer día la responsabilidad es de la empresa.
- Firma del contrato y entrega de una copia a la persona trabajadora.
- Registro del contrato a través del sistema Contrat@, dentro de los diez días hábiles siguientes a la formalización.
- Formación e información en prevención y, cuando proceda, reconocimiento médico. Con el registro documental de que se ha hecho.
- Arrancar el registro diario de jornada desde el primer día. La obligación no depende del tamaño de la plantilla: existe también con una sola persona.
Lo que cambia en tu negocio a partir de ese mes
La primera nómina abre obligaciones recurrentes que antes no existían y que conviene tener en el calendario:
- Nómina mensual, calculada según el convenio, con entrega del recibo y justificante de pago conservado.
- Seguros sociales, liquidados a través del Sistema de Liquidación Directa e ingresados durante el mes siguiente al de devengo.
- Modelo 111 trimestral con las retenciones de IRPF practicadas, y modelo 190 como resumen anual. Si nunca habías presentado retenciones, esto es nuevo y no presentarlo genera requerimiento.
- Registro retributivo de la empresa, con los valores medios desglosados.
Ese cruce entre lo laboral y lo fiscal es el que más descuadres genera el primer año: las retenciones de la nómina y el modelo 111 tienen que contar la misma historia. Por eso conviene coordinarlo con la asesoría fiscal y contable desde el principio y no en enero.
Errores que luego se pagan
- Dar el alta cuando la persona ya ha empezado a trabajar.
- Encajar como temporal lo que no tiene causa temporal: el contrato puede acabar considerándose indefinido, con efectos en la antigüedad y en una extinción posterior.
- Describir mal la jornada o la categoría, y arrastrar ese error en cada nómina.
- Empezar sin la evaluación de riesgos del puesto hecha.
- No llevar el registro de jornada desde el primer día, que es exactamente lo que se pide años después en una inspección o en una reclamación de horas.
Muchos de estos problemas no dan la cara al contratar, sino cuando hay un despido, un finiquito discutido o una revisión de Seguridad Social. Ahí es donde se ve si la base documental estaba bien montada: lo tratamos en despido, finiquito y baja laboral.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar siendo autónomo? Sí, pero necesitas el código de cuenta de cotización como empleador. Estar de alta en el régimen de autónomos no basta.
¿Puedo contratar a un familiar? Depende del grado de parentesco y de la convivencia; hay supuestos que van por el régimen de autónomos en lugar del general. Conviene comprobarlo antes de firmar, porque el encaje se elige una vez.
¿Cuánto me cuesta realmente? El salario bruto más la cotización a cargo de la empresa, que se suma por encima. Al planificar hay que contar también las pagas extra y las vacaciones.
¿Y si en dos meses veo que no funciona? Para eso está el periodo de prueba, si se pactó válidamente. Pasado ese margen, la extinción sigue las reglas generales y tiene coste.
Si necesitas orden laboral
Si tu empresa va a contratar o ampliar equipo, merece la pena revisar la operación con tiempo: convenio aplicable, encaje del contrato, coste real y calendario de obligaciones. Desde contacto podemos encajar el alta dentro de un criterio laboral más estable, y el detalle de contratos y nóminas está en contratos, nóminas y altas de trabajadores.
Plazos, topes, porcentajes de cotización y umbrales se actualizan periódicamente y el convenio colectivo aplicable puede mejorar los mínimos legales, por lo que conviene confirmar los vigentes antes de contratar.