En muchas pequeñas empresas el área laboral se reduce a «sacar nóminas» hasta que aparece una incidencia. El problema es que, cuando llega un alta urgente, una baja o una revisión contractual, ya es tarde para empezar a ordenar la base documental. Esta guía recorre las tres piezas que sostienen esa base: qué contrato corresponde en cada caso, qué comunicaciones hay que hacer y en qué plazo, y qué contiene realmente una nómina.
Qué contrato corresponde
La reforma laboral cambió el mapa de contratos y dejó fuera el que durante décadas fue la salida por defecto de las pymes: el contrato de obra o servicio ya no existe. Hoy la contratación temporal está tasada y hay que justificar la causa. Estas son las figuras vivas:
- Indefinido. Es la regla general. Todo lo demás es la excepción y necesita justificarse.
- Fijo-discontinuo. Para trabajos de naturaleza estacional o de actividad intermitente con periodos previsibles. Es la figura que sustituye a buena parte de la antigua temporalidad. El convenio determina el orden y la forma del llamamiento, y no hacerlo correctamente equivale a un despido.
- Temporal por circunstancias de la producción. Para incrementos ocasionales e imprevisibles de la actividad. Tiene una duración máxima ajustada, ampliable por convenio dentro de límites.
- Temporal por sustitución. Para cubrir a una persona con derecho a reserva de puesto, completar jornada reducida o cubrir un puesto durante un proceso de selección. Debe identificar a la persona sustituida y la causa.
- Formativos. En alternancia con estudios, o para la obtención de práctica profesional una vez terminada la titulación.
Encajar mal la causa de un temporal es uno de los riesgos más caros y más silenciosos: el contrato puede acabar considerándose indefinido, con todo lo que eso arrastra en una extinción posterior.
Dos cláusulas que conviene revisar siempre
Periodo de prueba. Tiene topes según la titulación y el tamaño de la empresa, y hay una regla que se olvida a menudo: no cabe periodo de prueba si la persona ya desempeñó las mismas funciones en la empresa, aunque fuera con otro contrato. Incluirlo igualmente lo deja sin efecto.
Jornada. En los contratos a tiempo parcial no se pueden hacer horas extraordinarias. Lo que sí cabe son horas complementarias, y solo si están pactadas por escrito en los términos que marca la norma. Es una confusión frecuente que genera reclamaciones.
Las comunicaciones y sus plazos
La mayoría de las sanciones en pequeñas empresas no vienen de decisiones complejas, sino de comunicaciones hechas tarde:
- Alta en Seguridad Social: siempre antes del inicio efectivo de la prestación de servicios. No el mismo día al terminar la jornada. Es la infracción más cara y la más fácil de evitar, y si hay un accidente durante ese día la responsabilidad recae sobre la empresa.
- Registro del contrato: a través del sistema Contrat@, dentro de los diez días hábiles siguientes a su formalización.
- Baja y variaciones de datos: dentro de los tres días naturales siguientes al cese o al cambio.
- Ingreso de cuotas: durante el mes siguiente al de devengo, con recargo automático si se presenta fuera de plazo.
Antes del alta hay además dos comprobaciones que evitan problemas después: que la persona tenga número de afiliación —y si no, tramitarlo— y que, si es extranjera extracomunitaria, su autorización habilite para trabajar en las condiciones del puesto.
Qué contiene realmente una nómina
El recibo de salarios tiene una estructura fija que conviene saber leer, porque es donde se detectan los errores:
Devengos: salario base según convenio, complementos personales o de puesto, pluses, horas extraordinarias, y las pagas extraordinarias si están prorrateadas. También los conceptos no salariales, como dietas o suplidos, que no cotizan igual.
Deducciones: la aportación del trabajador a la Seguridad Social por contingencias comunes, desempleo, formación profesional y los conceptos adicionales vigentes, más la retención de IRPF, que se calcula según las circunstancias personales y familiares comunicadas por la persona trabajadora.
Tres puntos que se pasan por alto:
- La retención de IRPF no es opcional ni negociable: se calcula sobre la retribución anual prevista. Aplicar un porcentaje bajo «para cobrar más» genera un problema en la declaración de la persona trabajadora.
- Lo retenido alimenta el modelo 111 trimestral y el modelo 190 anual. Cualquier descuadre entre nóminas y modelos aparece siempre en el resumen anual, así que lo laboral y lo fiscal tienen que hablarse.
- La empresa debe entregar el recibo y conservar el justificante, y poder acreditar el pago por transferencia o recibo firmado.
Documentación que la empresa debe tener resuelta
- Convenio colectivo aplicable correctamente identificado. Determina salarios, jornada anual, categorías, complementos y preavisos. Un convenio mal elegido contamina todas las nóminas de la plantilla.
- Registro diario de jornada de toda la plantilla, conservado durante cuatro años. La obligación no depende del tamaño de la empresa: existe también con una sola persona contratada.
- Registro retributivo, obligatorio para toda empresa, con los valores medios desglosados por sexo y grupo profesional.
- Prevención de riesgos laborales: evaluación, formación e información a la plantilla y vigilancia de la salud.
- Contratos firmados y sus anexos, comunicaciones de vacaciones y cualquier modificación de condiciones, conservados y localizables.
Cuándo se nota más la falta de orden
- Cuando se contrata con urgencia y el alta se hace después de que la persona ya haya empezado.
- Cuando el negocio crece y se cruzan umbrales de plantilla que activan nuevas obligaciones.
- Cuando termina un contrato temporal encadenado y hay que calcular una antigüedad que nadie tenía clara.
- Cuando llega una inspección y se piden los registros de jornada de los últimos años.
- Cuando laboral y contabilidad no se coordinan y el modelo 190 no cuadra con las nóminas emitidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer un contrato de obra y servicio? No, esa figura desapareció. Hay que buscar el encaje correcto entre las vigentes, y si no lo hay, la respuesta es un indefinido.
Necesito a alguien solo dos meses en verano. Según el patrón real de la actividad, puede encajar en temporal por circunstancias de la producción o, si se repite cada año, en fijo-discontinuo. Elegir mal aquí es el error más frecuente.
¿Puedo pagar parte del sueldo en efectivo? El salario debe reflejarse íntegramente en la nómina y cotizar por él. Cualquier otra fórmula genera responsabilidad para la empresa y perjudica a la persona trabajadora en prestaciones futuras.
¿Tengo que llevar registro de jornada con un solo empleado? Sí. No hay umbral mínimo.
En laboral en Castellón trabajamos precisamente para que estas situaciones no se gestionen siempre en modo urgencia: convenio bien identificado, contratos que encajan con la realidad del puesto, comunicaciones dentro de plazo y un ciclo mensual que no dependa de que alguien se acuerde. Si el impacto llega a costes o retenciones, lo coordinamos con la asesoría fiscal y contable.
Duraciones, topes, porcentajes de cotización y umbrales de plantilla se actualizan periódicamente, y el convenio colectivo aplicable puede mejorar los mínimos legales, por lo que conviene confirmar los vigentes para tu empresa antes de decidir.
La parte laboral funciona mejor cuando contratos, nóminas e incidencias se leen como un conjunto
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Dudas habituales sobre esta materia
¿Qué cubre el área laboral del despacho?
Altas y bajas, contratos, nóminas, seguros sociales, incidencias de empresa y revisión de situaciones donde la parte laboral necesita continuidad y orden documental.
¿Es un servicio pensado solo para empresas?
Está especialmente orientado a empresas y empleadores, aunque también resulta útil para revisar despidos, finiquitos o incidencias laborales concretas.
¿Por qué es importante coordinar laboral y fiscalidad?
Porque muchas decisiones laborales tienen impacto contable y fiscal. Cuando ambas áreas se leen juntas, se evitan errores repetidos y correcciones posteriores.