El cierre de una sociedad no es el de un autónomo. Una sociedad limitada arrastra un calendario mercantil propio, con formulación, aprobación en junta, legalización de libros y depósito de cuentas, y todo eso ocurre además de liquidar el Impuesto sobre Sociedades. Esta guía ordena ese calendario y detalla qué hay que revisar en el balance antes de dar el ejercicio por cerrado.
El calendario mercantil y fiscal de una sociedad
Para un ejercicio que coincide con el año natural, la secuencia es esta:
- Formulación de las cuentas anuales por el órgano de administración: dentro de los tres meses siguientes al cierre.
- Legalización de los libros contables en el Registro Mercantil, por vía telemática: dentro de los cuatro meses siguientes al cierre.
- Aprobación en junta general ordinaria: dentro de los seis meses siguientes al cierre.
- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: dentro del mes siguiente a su aprobación.
- Impuesto sobre Sociedades, modelo 200: dentro de los veinticinco días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre, lo que sitúa el plazo en julio.
A lo largo del año se intercalan además los pagos fraccionados del modelo 202, en abril, octubre y diciembre, calculados sobre la cuota del ejercicio anterior o sobre la base del propio ejercicio según la modalidad elegida.
No depositar las cuentas tiene una consecuencia muy concreta y muy incómoda: el cierre registral. Con la hoja cerrada no se pueden inscribir la mayoría de actos societarios, lo que bloquea nombramientos, cambios de domicilio o ampliaciones de capital justo cuando hacen falta.
Qué revisar en el balance antes de cerrar
Esta es la parte que distingue un cierre ordenado de una foto que no refleja la realidad de la empresa:
- Conciliación bancaria. Todos los saldos contables deben cuadrar con los extractos a 31 de diciembre. Las diferencias suelen esconder apuntes duplicados o gastos sin registrar.
- Existencias. Inventario real a fecha de cierre, valorado con criterio y documentado. La variación de existencias afecta directamente al resultado.
- Clientes y proveedores. Saldos antiguos que ya no se van a cobrar ni pagar, facturas pendientes de emitir o de recibir, y anticipos mal imputados.
- Cuenta con socios y administradores. Es de las primeras que se mira en una comprobación. Los movimientos entre la sociedad y sus socios deben tener respaldo y, cuando proceda, remuneración de mercado.
- Periodificaciones. Seguros, alquileres o servicios que cubren varios ejercicios se reparten entre ellos, no se imputan de golpe.
- Amortizaciones. Aplicadas según las tablas y coherentes con las de años anteriores. Cambiar de criterio sin motivo llama la atención.
- Deterioros y provisiones. Reconocer los que procedan, sabiendo que no todo deterioro contable es gasto fiscalmente deducible.
Contabilidad y fiscalidad no dan el mismo resultado
Es el concepto que más cuesta explicar y el más importante. El resultado contable es el punto de partida, pero la base imponible del Impuesto sobre Sociedades se obtiene aplicándole ajustes extracontables: gastos que la contabilidad recoge y la norma fiscal no admite, o diferencias temporales que revierten en ejercicios posteriores.
Los casos habituales en una pyme son las multas y sanciones, los donativos y liberalidades, ciertos deterioros, los gastos sin justificación suficiente y los excesos de amortización. Una empresa puede perfectamente tener beneficio contable modesto y una base imponible bastante mayor.
Decisiones que hay que tomar antes del 31 de diciembre
Aquí está la diferencia real entre un cierre planificado y uno padecido: en julio, cuando se presenta el modelo 200, ya no queda margen para casi nada. En noviembre sí.
- Reserva de capitalización. Permite reducir la base imponible al incrementar los fondos propios, con compromiso de mantenimiento. Requiere haber tomado la decisión y dotado la reserva correctamente.
- Reserva de nivelación. Disponible para entidades de reducida dimensión, permite anticipar la compensación de bases negativas futuras.
- Bases imponibles negativas de ejercicios anteriores. Conviene tener el histórico documentado y saber qué límites de compensación aplican.
- Tipo aplicable. Además del tipo general existe un tipo reducido para entidades de nueva creación durante los primeros ejercicios con base positiva. Conviene comprobar si la sociedad todavía está en ventana.
- Retribución del administrador. Debe estar prevista estatutariamente y acordada en la forma exigida para ser gasto deducible. Es un motivo de regularización clásico.
- Reparto de dividendos. No puede acordarse sin cuentas aprobadas, y tiene efectos en la tributación personal de los socios.
Operaciones vinculadas
Si la sociedad realiza operaciones con sus socios, administradores o con otras empresas del mismo grupo —alquileres, préstamos, servicios, sueldos—, esas operaciones deben valorarse a precio de mercado y, superados ciertos umbrales, documentarse e informarse mediante el modelo 232. Es una de las obligaciones que más pymes pequeñas descubren tarde, precisamente porque piensan que solo afecta a grupos grandes.
Preguntas frecuentes
La sociedad no ha tenido actividad este año. Sigue obligada a formular, aprobar y depositar cuentas, y a presentar el modelo 200. La inactividad no exime de nada.
¿Puedo aprobar las cuentas fuera de plazo? En la práctica ocurre, y el depósito posterior se admite, pero el retraso deja rastro y puede acarrear sanción, además del riesgo de cierre registral mientras tanto.
¿Qué diferencia hay con el cierre de un autónomo? El autónomo no formula cuentas anuales, no las deposita en el Registro Mercantil y tributa por IRPF en lugar de por Sociedades. Lo tratamos en cierre fiscal y contable de autónomos.
Llevo la contabilidad al día, ¿necesito hacer algo más? Llevarla al día es la condición previa, no el cierre. El cierre añade inventario, periodificaciones, amortizaciones, ajustes fiscales y las decisiones que solo se pueden tomar antes de que acabe el ejercicio.
El cierre útil empieza en octubre, con una revisión que todavía permite decidir. Desde la asesoría fiscal y contable en Castellón trabajamos ese calendario con las pymes para que julio sea el trámite de presentar, no el momento de descubrir el resultado.
Tipos, límites, incentivos y umbrales se actualizan periódicamente y algunos dependen del tamaño y la actividad de la sociedad, por lo que conviene confirmar los vigentes antes de aplicarlos.
Cuando una consulta fiscal empieza a repetirse, suele ser señal de que hace falta más orden periódico
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Dudas habituales sobre esta materia
¿Qué tipo de trabajo incluye la asesoría fiscal y contable?
Renta, impuestos periódicos, libros, contabilidad, gastos deducibles y cierres fiscales para autónomos, particulares y pequeñas empresas.
¿Cuándo deja de ser una consulta puntual y pasa a requerir más orden?
Cuando los errores se repiten, faltan documentos, se mezclan gastos personales y profesionales o cada impuesto se prepara con urgencia.
¿También sirve para autónomos que están empezando?
Sí. De hecho, cuanto antes se ordenen facturas, gastos y obligaciones periódicas, más fácil es evitar desajustes posteriores.